面接の日程調整メール例文集・書き方【承諾・確定のお礼・変更や再調整】
応募先の企業に履歴書や職務経歴書を送って数日がたつと、書類選考の結果連絡があります。
無事に選考を通過した場合、面接の日程を調整することになるので、この記事で流れやメール例文について確認しておきましょう。
面接の日程調整メールはどう返信する？
書類選考を通過し、応募先の企業から面接の日程調整についてメール連絡をもらった場合、返信メールの本文は企業から候補の日程を提示されたときと、自分から希望日を提示するときとで異なります。
自分の状況に近いものを下記から選び、返信メールの書き方・例文を確認してください。
24時間以内に返信するのがマナー
応募先の企業から面接の日程についてメールが届いた場合、受信してから24時間以内に返信するようにしましょう。
採用担当者としても面接官の予定を事前に押さえる必要があるため、スピーディな対応が求められるからです。
メールを送る時間帯は、午前9時から午後10時までの間が理想。早朝や深夜にメールを送ると「生活リズムが崩れているのかもしれない」と懸念される可能性があります。
この時間帯に送れない人は、予約送信機能を活用するのがいいでしょう。
面接の日程が確定したらお礼メールを返信
企業に希望日を伝え、調整が終わると面接の日程が確定します。企業から「それでは◯月△日の□時から、お待ちしております」などの日程確定メールを受け取ったら、お礼の返信メールを必ず送りましょう。
認識間違いを防ぐために、日付・曜日・時間・場所を改めて記載するのがポイントです。
面接の日程を変更・再調整したいときは？
一度確定した面接日程の都合が悪くなった場合は、できるだけ早い段階で変更・再調整のお願いをしましょう。
面接に行けなくなった理由とお詫びの気持ちを簡潔に書き、対応可能な希望日程を3つ以上提示します。移動時間も考慮し、対応可能な時間を明確に伝えるようにしましょう。
対応可能な時間を伝えるときの書き方
- 一日中都合がいい場合…「終日」
- 都合がいい時間が決まっている場合…「●時～●時」「●時以降」「●時まで」
なお、変更・再調整が面接の前日や当日になる場合は、メールではなく電話で依頼するのがマナー。くわしい電話連絡の方法は、別記事の「〈日程調整したい〉ときの電話例文」で解説しています。
面接の日程調整にまつわるQ&A
面接の日程調整に関するよくある疑問に、Q&A形式でお答えします。
メール連絡の基本マナーをおさらい
面接の日程調整など、転職活動にまつわるメールマナーは3つ。基本的にはビジネスメールのマナーと同じですが、守れていないとイメージダウンにもつながりかねないので、しっかりと押さえておくようにしましょう。
それぞれくわしく見ていきます。
届いたメールにそのまま返信
ビジネスメールでは、届いたメールにそのまま返信するのがマナーです。
件名を変えたり、入力画面に引用されているこれまでのメール文を消したりする必要はありません。メール作成時も、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信しましょう。
宛先は正式名称で書く
メールの宛先部分には会社名、部署名、役職名を正式名称で記入します。「株式会社」を「（株）」と省略するのはマナー違反なので、注意してください。
もし採用担当者の個人名がわからない場合は「人事部 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。
▼「採用ご担当者様」の使い方について
署名に書く内容は4つ
メール最後の署名に書く内容は氏名・メールアドレス・電話番号・住所の4つ。住所は都道府県から市区町村、番地、建物名、号室まですべてを正確に書く必要があります。
また「★」や「♪」などのカジュアルな装飾は避け、シンプルなデザインのものを使用するようにしましょう。
なお、メールのやり取りが続いている場合でも、署名は毎回必要です。テンプレート設定や自動入力設定をしておくと、いちいち手入力せずに済みます。
メールの言葉遣いのポイント4つ
メールの言葉遣いで、特に注意が必要な4つのポイントを紹介します。
1書き出しは「お世話になっております」が正解
面接前後のメールやり取りは「お世話になっております」で書き出すのが基本。「お世話になります」は「（これから）お世話になります」というニュアンスを含む未来系なので、すでに連絡をしたことがある相手へのメールには適していません。
2「了解しました」はNG
「了解しました」を目上の人に使うのは不適切という意見もあるので、代わりに「かしこまりました」「承知いたしました」を使うのが無難です。
3「させていただく」「お」「ご」を使いすぎない
丁寧にしようと「～させていただく」が重なったり、「お返事」「ご変更」などあらゆる名詞に「お」や「ご」などの接頭語をつけたりすると、読みにくく、くどい印象を与えてしまいます。
全文を書き終えた後に読み返し、重複していないかを確認するようにしましょう。
そのほか、ありがちな敬語の間違いについては下記の記事で解説しています。
4メール内で表記を統一
「ひらがな／漢字／カタカナ」、数字や英語の「半角／全角」などは、メール全体で統一するようにしましょう。同じ言葉や数字なのに表記がバラついていると、散漫な印象を与えてしまいます。
面接の日程調整が終わったら…
面接の日程調整が完了したら、次はいよいよ面接対策。面接当日までに、マナーの確認や質問対策をしておきましょう。
▼面接当日のマナーを全網羅
▼想定質問とベストな回答例を確認！
▼スーツなどの服装・身だしなみをチェック
同時に受けている企業にも連絡を！
複数の企業の採用選考を同時進行で受けている場合、面接の日程が重複したり、内定をもらっても辞退したり……といった事態がどうしても発生します。
しかし、たとえ最終的に入社しない企業であっても、最後まで丁寧に対応するのが社会人としてのマナー。下記の記事から、面接辞退や内定にまつわるメール例文についておさえておきましょう。
▼面接をキャンセル・辞退するとき
▼内定をもらったとき
▼内定を辞退するとき
そのほか、面接対策についてイチからおさらいしたい場合は、下記の「面接ガイド」がおすすめ。質問対策から当日のマナーまで、面接のポイントをまるっと解説しています。
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