内定辞退の連絡はいつまでに？例文つきでメール・電話のやり方を紹介
複数の会社から内定が出た場合や、条件面が合わなかった場合などに必要になる、内定辞退の連絡。
この記事では「いつまでに連絡する？」「電話で連絡すべき？」といった疑問をふまえて、失敗のない内定辞退の方法を紹介します。辞退のメール・電話の例文も用意したので、参考にしてください。
内定辞退は、通知から1週間以内にメールで
内定を辞退したい場合は、内定の連絡メールに返信する形で、採用担当者宛に「内定のお礼と辞退の意志」を伝えます。
返答の期限が決まっている場合は期間内に、決められていない場合は内定通知を受けた日から1週間以内に連絡してください。
もし内定を辞退するか迷っていて期間の延長が必要なら、内定保留できないか打診するといいでしょう。
なお「大切な連絡なので、電話で直接伝えたい」と思う場合は、電話で連絡してもOKです。その場合、辞退の意志を伝えた証拠として、電話のあとにメールも送っておきましょう。
内定承諾後に、辞退してもいい？
民法627条において、内定辞退（労働契約の解除）はいつでも申し入れが可能とされています。
そのため法律上は、内定承諾後に辞退することが可能です。内定承諾書や入社誓約書を提出していたとしても、これらの書面に法的な拘束力はありません。
一方で、辞退に合理的な理由が無いケースや、入社直前といった非常識なタイミングでの辞退など、会社との信頼関係を著しく損ねる場合に、損害賠償を請求された事例もあります。
トラブルに発展するリスクを抑えるために、内定辞退する際は企業の営業時間内に電話で連絡し、辞退の理由も「他社からの内定をもらった」など正直に伝えて、誠意を見せるようにしてください。
▼内定承諾後に辞退したい場合のやり方は…
【例文】内定辞退のメール・電話の内容
採用担当者への辞退連絡は、メール・電話いずれの場合も（1）内定へのお礼、（2）辞退の意志、（3）辞退の理由を盛り込みます。
なお（3）辞退の理由は定型文でOKです。本音を正直に伝えると角が立つ可能性があるため「申し訳ありませんが、一身上の都合により辞退させていただきます」とだけ伝えましょう。
なお、辞退の理由をくわしく聞かれる場合もあります。その場合の対応方法は「Q. 辞退の理由をくわしく聞かれた場合は？」を参考にしてください。
メール・電話それぞれの例文は、下記のとおりです。
「メール」で連絡する場合の例文
メールで内定辞退の連絡をする場合、送るタイミングは9:00～22:00の間がマストです。早朝や深夜にメールを送ると「生活リズムが崩れている」と懸念される可能性があります。
仕事の都合などでこの時間帯にメールを送れない場合は、予約送信機能を活用しましょう。
「電話」で連絡する場合の会話例
電話で内定辞退の意志を伝える場合は、企業の営業時間内にかけるのがマナー。昼の休憩時間などは避けて、9:30～11:30か13:30～17:00に連絡しましょう。
転職エージェントを使っている場合の、辞退の伝え方
転職エージェントを利用している場合は、担当のエージェント経由で企業に辞退を伝えるのが一般的です。あなたから内定先の企業へ直接連絡する必要はありません。
担当のエージェントに伝える内容は、直接企業に連絡する場合と同じく（1）内定へのお礼、（2）辞退の意志、（3）辞退の理由を盛り込みます。
なお、今後もその転職エージェントを利用するなら（3）辞退の理由は具体的に伝えましょう。希望に合わなかった部分を明確にすることで、希望にマッチした求人を紹介してもらえる可能性が高まります。
エージェントに辞退を伝えるときのメール例文は、下記のとおりです。
Q&A｜辞退は撤回できる？理由をくわしく聞かれたら？
内定辞退に関するよくある質問と回答をまとめました。
Q. 内定辞退は撤回できる？
内定辞退の連絡後に「やはり入社したい」と気持ちが変わっても、辞退を撤回するのは難しいでしょう。内定辞退の連絡を受けたタイミングで企業側は採用活動を再開するため、他の応募者の選考が始まっている可能性があります。
また、一度辞退したことで仕事への意欲を疑われ、入社を断られる可能性もあるのが実情です。
それでも辞退を撤回したいと思ったら、できるだけ早く電話で企業に連絡することが必須となります。そのうえで、辞退したことへの心からの謝罪と相手が納得する理由を述べて、撤回してもらえないかお伺いを立ててください。
辞退を撤回する理由の例
家族から反対を受けたことを理由に辞退を申し出てしまったのですが、やはり御社に入社したいという気持ちを捨てきれず、その後も説得を続けておりました。
改めて自分のキャリアビジョンや、それを叶えたいという思いの強さを伝えたところ、最終的には理解を得ることができました。大変身勝手なお願いであることは承知しておりますが、辞退を撤回させていただくことはできないでしょうか。
Q. 辞退の理由をくわしく聞かれた場合は？
辞退した理由をくわしく聞かれた場合、嘘の理由を答えるのはNG。「御社には魅力を感じていたのですが……」と一言添えつつ「他社からの内定が決まった」「家族から反対された」など、ある程度ぼかして本当のことを伝えましょう。
なお、内定した企業名や家族が反対する事情など、答えづらい質問をされた場合は無理に回答しなくてOK。特に内定した企業名を伝えるとトラブルに発展するケースもあるので「申し訳ございませんが、お答えできません」と伝えるようにしましょう。
くわしい辞退理由の伝え方の例
- 他社から内定をいただいたのが理由です。御社にも大変魅力を感じていたため、非常に迷ったのですが、申し訳ございません。
- 家族と相談した結果、現職にとどまることに決めました。御社には大変魅力を感じていたため非常に迷ったのですが、申し訳ございません。
- うかがった業務内容が、自分の適性と合わないと感じたことが理由です。御社には大変魅力を感じていたため非常に迷ったのですが、申し訳ございません。
Q. 損害賠償を請求されることはある？
内定辞退は基本的に違法ではありませんが、内定先の企業との信頼関係を著しく損ねる場合に、損害賠償を請求された事例（※）があります。
※東京地裁平成24年12月28日判決（アイガー事件）
信頼を著しく損ねたと判断されるのは、合理的な理由が無く突如辞退を申し入れるケースや、入社直前など非常識なタイミングで辞退したケースなど。
こうした対応によって企業が損害を被ってしまった場合、採用選考・入社準備にかかった費用や、他の候補者を断ったことで生じた機会損失などの損害に対して損害賠償を請求される可能性があるので注意してください。
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