失敗しない退職の挨拶メール例文集|社内・取引先(社外)・お客様向け
退職時のやるべきことの一つに「お世話になった方々への挨拶」があります。
この記事では退職時に挨拶メールを送る目的やタイミング、本文に関するマナーを解説。状況別に使える例文も紹介します。
退職時の挨拶メールの目的とは?
文面で改めて感謝の思いを伝えるため

退職時に挨拶メールを送るのは、今までお世話になった方々に改めて、文面に残る形で感謝の思いを伝えるためです。
会社によっては、口頭での挨拶に加えてメールを送るのが通例となっているところもあります。「全社の従業員に向けて挨拶する場がない」「在宅ワークで直接会うことが難しい」など、そもそも退職の挨拶をメールで行う以外の選択肢がないケースも。
なお、事情があって休職をしたり会社と揉めたりしたことで円満な退職が難しい場合は、場を設けられない限り、全体への口頭やメールでの挨拶は不要です。
退職の挨拶メールを送るタイミングは?理由は書く?
退職の挨拶メールを送る場合のベストなタイミングや、メールに書くべき内容について解説します。
最終出社日の終業時間前後がベスト
退職時の挨拶メールを送るベストタイミングですが、社内向けの場合は最終出社日の終業時間前後です。
会社によっては定時を過ぎてから送るのがマナーとなっているところもあるので、これまでに受け取った退職メールの送信日時を確認するのが確実です。
取引先などの社外の場合は?
取引先や個人的にお付き合いのあるお客様など、社外向けの場合は会社に退職の意思を伝えた後、最終出社日の2~3週間前を目安に送りましょう。
社外宛てのメールは引き継ぎの期間も含めて早めに送るのが吉。なお一斉送信はせず、取引先ごと個別に送りましょう。
退職理由は「一身上の都合」でOK
退職の挨拶メールにくわしい退職理由を書く必要はなく「一身上の都合により退職」とだけ記載すればOKです。
親しい間柄の人に個別で送る場合でもメールは文書として残るため、自ら進んで具体的な理由を伝えるのはNG。会社への不満や愚痴を書くのはもちろんご法度です。
返信がきたら?さらなる返信は必要?
退職の挨拶メールに返信が届いた場合は、お礼の一言を添えてさらに返信するのがよいでしょう。返信内容は「ご返信いただき、ありがとうございます。いただいた言葉を胸に刻み、新天地でも精進してまいります」といった簡単なものでかまいません。
返信時に転職先や今後の予定を聞かれた場合、直属の上司に伝えている範囲内であれば、答えても問題ありません。しかし上司に伝えていない本音やぶっちゃけ話などは、後々トラブルになる可能性もあるのでNGです。
なお、終業間際にメールを送ると遅い時間に返信が届く可能性もありますが、無理をして会社に残り、返信対応をする必要はありません。
【社内向け】退職の挨拶メール例文
社内向けの退職の挨拶メールの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
【取引先・社外向け】退職の挨拶メール例文
取引先・社外向けの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
【お客様向け】退職の挨拶メールの例文
アパレルの販売員や美容師などの接客業の場合、担当のお客様に直接退職の挨拶をしたほうがよいケースもあります。
お客様向けの退職の挨拶メールの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
お菓子や挨拶の準備も忘れずに
気持ちよく退職日を迎えるために、それまでに読んでおきたい記事を2つ紹介します。
▼最終出社日の挨拶は、何を言えばいい?
▼お菓子は何を購入すればいい?
なお、社内に一斉送信するメールで退職のお菓子について伝える場合は、置いてある場所が明確にわかるようにしましょう。
〈例文〉
2階のコピー機横の棚の上にお菓子を置いていますので、
よろしければお召し上がりください。
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